In der modernen Bürowelt ist es mittlerweile zum Standard geworden, dass Dokumente elektronisch erstellt und auch weitergegeben werden. Mit der Vernetzung der Betriebe per Internet ist das Versenden und Empfangen von Dokumenten sehr einfach und unkompliziert geworden. Doch gibt es oft noch Probleme, wenn Firmen unterschiedliche Software zur Erstellung von Dokumenten verwenden. Zwar hat sich die Office Software von Microsoft als ein Quasistandard etabliert, doch nicht alle Unternehmen setzen diese Software ein bzw. oft werden auch unterschiedliche Versionsstände genutzt. Ist dies der Fall, sind die erstellten Dokumente oft für andere nur umständlich zu öffnen, weisen eine andere Formatierung als beim Ersteller auf oder können im schlimmsten Falle gar nicht genutzt werden. Für diese Fälle kann der Einsatz eines so genannten PDF Druckers sehr sinnvoll sein und die Zusammenarbeit im Büro um einiges effizienter gestalten.
Ein PDF Drucker ist eine Software, die es erlaubt aus den unterschiedlichsten Anwendungen heraus ein PDF Dokument zu erstellen. PDF ist ein plattformunabhängiges Dateiformat, das auf allen Rechnern mit den unterschiedlichsten Betriebssystemen genutzt werden kann. Ein Nutzer eines PDF Dokumentes kann es in der gleichen Formatierung ansehen, in der es der Autor ursprünglich erstellt hat. Es wurde ursprünglich von Adobe entwickelt und hat sich mittlerweile als Dokumentenstandard durchgesetzt. War es früher noch notwendig entsprechende Software zur Erstellung von PDF Dokumenten zu kaufen, gibt es inzwischen dutzende von Freeware PDF Printern, die ohne Kosten auf beliebigen Rechnern zu installieren sind. Dabei fungiert die Software als ein Druckertreiber und installiert einen zusätzlichen Drucker auf dem Computer. Möchte man ein PDF Dokument erstellen, muss man lediglich aus einer beliebigen Anwendung heraus den Druckdialog für das Dokument aufrufen. Anschließend wählt man den PDF Drucker aus. Dieser fragt dann nach einem Dokumentennamen und einem Speicherort für das Dokument. Ist beides bestimmt, startet die Software den Druckvorgang. Dabei wird aber nicht ein physischer Papierausdruck auf einem Drucker sondern eine PDF Datei in dem angegebenen Verzeichnis erstellt. Diese Datei kann dann beliebig verschickt werden und ist bei allen Empfängern im gleichen Format wie beim Autor zu öffnen.
