Als Netzwerkdrucker bezeichnet man einen Drucker, der innerhalb eines Rechnernetzes wie ein eigenständiger Server fungiert und nicht direkt mit einem Computer verbunden ist. Dazu zählen unter Windows auch jene Drucker, die über ein Netzwerk bedient werden können, aber keine eigenständigen Geräte sind. Um Netzwerkdrucker bedienen zu können, müssen die Druckaufträge über das Internet, LAN oder WAN gesendet werden, da ein Anschluss über ein USB Kabel nicht vorhanden ist. Der Netzwerkdrucker erhält die Druckaufträge vom Druckerserver. Durch den Druckerserver ist der Netzwerkdrucker ohne Netzwerkschnittstelle innerhalb des Rechnernetzes verfügbar. Außerdem können diese durch den Server zentral verwaltet werden. Da von mehreren Computern Druckaufträge an den Netzwerkdrucker gesendet werden können, muss das jeweilige Betriebssystem beachtet werden. Daher ist es auch erforderlich, für jeden einen spezifischen Druckertreiber bereit zu stellen. Da es vor allem in großen Unternehmen zu vielen verschiedenen Benutzern des Netzwerkdruckers zu einer großen Anzahl an Druckertreibern kommen kann, werden häufig Treiber verwendet, die für mehrere Druckertypen geeignet sind. Während man bei einem lokalen Drucker lediglich von einen Computer aus Druckaufträge senden kann, können diese bei Netzwerkdruckern auch größere Ausmaße annehmen. Vor allem bei WLANs und WANs kann es hierbei zu Bandbreitenengpässen kommen. Netzwerkdrucker haben den Nachteil, dass die Übertragung der Druckdaten nicht verschlüsselt erfolgt. Daher kann jeder, der Zugriff zum Netzwerk hat, auch auf die Druckdaten zugreifen.
Netzwerkdrucker werden vor allem in großen Betrieben verwendet, damit nicht an jedem Arbeitsplatz ein lokaler Drucker installiert werden muss. Somit erspart sich das Unternehmen viele Drucker und damit verbunden auch Kosten. Vor allem in großen Büros erweisen sich Netzwerkdrucker als sehr effizient und wirtschaftlich. Anstelle von vielen lokalen Druckern muss nur ein einziger Netzwerkdrucker angeschafft werden. Dass dieser dann ein Gerät mit besserer Ausstattung und höherer Leistungsfähigkeit ist, versteht sich von selbst. Denn ein top-ausgestatteter Drucker kostet immer noch weniger als viele Arbeitsplatzdrucker. Neben den Anschaffungskosten reduzieren sich auch die Wartungskosten bei Netzwerkdruckern, da lediglich ein Drucker repariert und gewartet werden muss. Außerdem kann man mit einem Druckerserver und einen Netzwerkdrucker die Drucker-Verwaltung vereinfachen und zentralisieren, da dies über den Server läuft. Die Verwaltung von Netzwerkdruckern und anderen ins Netz eingebundene Peripheriegeräte wird durch moderne Management-Systeme von verschiedenen Anbietern vereinfacht. Diese zeigen am Bildschirm des Administrators an, wo ein Ausdruck zu finden ist, welchen Status der Drucker hat, ob der Druckauftrag erfolgreich beendet wurde oder ob laufende Druckaufträge unterbrochen wurden.
Um einen Netzwerkdrucker zu installieren, muss der Drucker zuerst lokal eingerichtet werden. Wenn er aktiv ist wird er auch für andere Netzteilnehmer freigegeben. Während des Installationsvorganges des Druckerservers kann man dem Drucker einen Namen geben und eventuell zusätzliche Treiber installieren. Der Name des Netzwerkdruckers sollte eindeutig sein und allen Netzteilnehmern bekannt sein. Anschließend wird bei jedem Rechner der Drucker als Netzwerkdrucker installiert. Dies erfolgt wie bei der Installation eines lokalen Druckers, wobei man den Drucker als Netzwerkdrucker festlegt. Grundsätzlich sucht das Installationsprogramm automatisch nach freigegebenen Druckern im Netzwerk. Zum Schluss kann man den Netzwerkdrucker noch als Standarddrucker festlegen und bestätigt die Eingaben. Damit ist die Installation und das Einrichten des Netzwerkdruckers abgeschlossen. Das Einrichten des Druckers muss von allen Netzteilnehmern durchgeführt werden, die Druckaufträge an den Netzwerkdrucker senden wollen.
Man kann auch zu Hause ein kleines Netzwerk mit einem Netzwerkdrucker einrichten, dazu geht man wie oben beschrieben vor. Dann kann man vom stationären Computer, Laptop und Netbook aus Druckaufträge versenden.
