Virtuelle Drucker sind Anwenderprogramme, welche die Funktion des virtuellen Druckens nutzen. Virtuell Drucken ist jener Vorgang, wenn man ein Dokument nicht auf Papier ausdruckt, sondern in einem anderen bestimmten Format speichert. In diesem Fall wird der Druckbefehl an einen Drucker geschickt, welcher für das Betriebssystem gar nicht existiert, also nur virtuell vorhanden ist. Virtuelle Drucker eigenen sich vor allem für Testzwecke, da es günstiger und effizienter ist, wenn Dokumente nur gespeichert und nicht wirklich auf Papier ausgedruckt werden müssen. Viele Dokumente werden virtuell gedruckt, um sie in grafische Dateiformate umzuwandeln oder für das Versenden von Faxnachrichten über den Computer zu optimieren. Ein virtueller Drucker wird somit zum Umwandeln von Textdokumenten, Tabellenkalkulationen, Zeichnungen und Präsentationen verwendet. Je nach Art und Funktionsweise des virtuellen Druckers sind die Erfolge unterschiedlich gut. Die Handhabung und die Anwendung eines virtuellen Druckers ist sehr einfach. Jeder, der ein Dokument ausdrucken kann, kann dieses auch virtuell drucken. Nach der Installation des virtuellen Druckers ist die Funktionsweise ähnlich wie beim Ausdrucken auf Papier. Auch für das Drucken über ein lokales Netzwerk ist der virtuelle Drucker eine große Hilfe und Erleichterung.
Es gibt viele virtuelle Drucker, die man kostenlos aus dem Internet downloaden kann. Die verschiedenen virtuellen Drucker verfügen zum Teil auch über unterschiedliche Funktionen. Die aktuellsten virtuellen Druckertreiber können sämtliche Applikationen in mehreren verschiedenen Formaten speichern. Außerdem kann man auch individuelle Optionen berücksichtigen und ändern, zum Beispiel bei Bildern die Auflösung ändern oder Sicherheitseinstellungen bearbeiten. Im Gegensatz zu Druckern sind virtuelle Drucker Softwareprodukte. Nur das Betriebssystem verwaltet diese wie Hardware. Anstelle von Papier-Ausdrucken erzeugt der virtuelle Drucker bestimmte Dateiformate, auf welche jedes Programm zu greifen kann, dass auf einen Drucker zu greifen kann. Virtuell gedruckte Dateien können von jeder beliebigen anderen Position ausgedruckt oder als E-Mails versandt werden.
Je nach dem, für welchen virtuellen Drucker man sich entscheidet, verfügt dieser über mehr oder weniger Funktionen. Dies sollte auf die Anforderungen des Benutzers abgestimmt sein. Einige virtuelle Drucker verfügen über ähnliche Funktionen wie ein Standard-Drucker. Zum Beispiel kann man auch bei virtuellen Drucken Wasserzeichen stempeln oder die Seitenzahlen nummerieren. Des weiteren kann man auch die Seitengröße und die Vorschaueinstellungen über die Druckeinstellungen anpassen. Da die Sicherheit im Internet für alle Nutzer sehr wichtig ist, kann man auch bei virtuellen Druckern die Dateien verschlüsseln, um diese Dritten unzugänglich zu machen. Die Einstellungen können individuell geändert und an die eigenen Bedürfnisse angepasst werden. Virtuelle Drucker werden auch dazu verwendet, um Daten und Dateien zu archivieren.
Kurz gesagt eigenen sich virtuelle Drucker somit sehr gut dazu, in großen Büros wie auch im Heimbüro Papier, Tinte, Zeit und Geld zu sparen, da man nicht alle Dokumente ausdrucken muss, um diese anderen zugänglich machen zu können. Und da es virtuelle Drucker zum Großteil auch als Freeware gibt, ist die Anschaffung dieses Anwenderprogramms nicht mit finanziellen Belastungen verbunden. Des weiteren sind die Möglichkeiten der Datenablage in den unterschiedlichsten Formaten beinahe unbegrenzt. Bevor man einen virtuellen Druckertreiber auf dem Computer installiert, sollte man wissen, welche Anforderungen man an das Programm hat und danach darauf achten, dass diese auch erfüllt werden können.
